TUTORIAL PER GESTHOTEL



(versione preliminare per commenti del 24.02.2010)


Potete inviare commenti, critiche e simili a:

gibiweb@yahoo.it




Indice:

1 – descrizione programma. 2

2 – Avvio del programma. 3

3 – Descrizione delle scelte del menu 4

4 – Esempi di utilizzo del programma. Impostazioni servizi e listini. 6

5 -Inserimento prenotazioni camere, conferma, check-in, check-out. 8

6 – statistiche C59 16

7 - Disponibilità camere 18

8 - Sconti agenzia x






















1 – descrizione programma.

Il programma è un gestionale di prenotazione alberghiera, attualmente in fase di sviluppo, scritto con linguaggio Gambas da Sergio Fea (info@tutto-opensource.org) ed eseguibile in ambiente Linux.

Questo breve tutorial è riferita alla versione 0.52 del 24.02.2010

Lo scopo di questo tutorial è quello di dare una breve descrizione delle funzionalità del programma e sulle procedure di utilizzo.







2 – Avvio del programma.


Il programma può essere scaricato in vari pacchetti:


http://www.tutto-opensource.org/gesthotel.html


Avviando l'eseguibile, il programma verrà installato automaticamente, e può essere eseguito tramite menu di sistema nelle applicazioni di ufficio.


Con il primo avvio, verrà chiesto il numero di camere da gestire:



inserite il numero di camere. Questo numero verrà memorizzato in un file di configurazione memorizzato in questa posizione:

\home\tuonome\.config\gambas\gesthotel.conf


il database del programma (sqlite) ha questo nome e percorso:


\home\tuonome\gesthotel\gesthoteldb


Se si vuole , ad esempio, azzerare gli archivi e reimpostare i dati occorre cancellare questo file.

Oppure se si vuole spostare i dati in un altro computer è sufficiente copiare questo file in una cartella con lo stesso percorso di un altro computer.




3 – Descrizione delle scelte del menu


dopo aver inserito il numero di camere sarete in questa schermata con la possibilità di utilizzare il menu del programma:




Nel menu File è presente la scelta “chiudi” per uscire dal programma.


Nel menu Camere, è presente la scelta per modificare la tipologia delle camere:



Potete quindi aggiungere eventuali tipologie personalizzate se necessario.




Nel menu Visualizza potete aprire o chiudere le seguenti finestre del programma:


Nel menu Prenotazione è possibile eseguire queste possibilità


Nel menu Listini sono presenti 4 scelte per la gestione dei:


Nel menu Statistica è presente la possibilità di stampare i moduli C59


Nel menu Configurazione sono presenti tre scelte:


Nel menu Archivio dei conti c'è appunto la gestione dell'archivio dei conti


Nell'ultimo menu, c'è la scelta per visualizzare le informazioni del programma e questa guida.

















4 – Esempi di utilizzo del programma. Impostazioni servizi e listini.



Tramite la seconda scelta del menu listini, impostiamo i valori per i servizi e i listini, facendo degli

esempi pratici.

Dobbiamo considerare che il costo finale a carico dell'utente sarà dato dal servizio base che sarà fornito più i servizi accessori. Quindi possiamo prepare un listino in questo modo:


Doppia con colazione, Doppia mezza pensione, Doppia pensione completa, doppia solo camera, ecc, da applicare alla camere doppie, e poi gli stessi tipi di opzione per le singole e le triple.

E questo sarà la base del calcolo del conto che verrà fatto.

E poi inseririamo i servizi accessori che intendiamo fornire (i servizi possono essere legati alla camera oppure alla persona):

Esempio: letto aggiuntivo, lettino bambini, connessione internet, servizi di spiaggia, piscina, palestra, sauna o altro. Chiaramente il prezzo che viene inserito si intende a giorno. Quindi, in fase di inserimento dati, si inserirà ad esempio un letto aggiunto alla camera, e il programma moltiplicherà il prezzo unitario della camera per i giorni di utilizzo.

Volendo è possibile anche conteggiare un servizio una tantum. Ad esempio mettiamo un servizio lavanderia con un costo fissato a 1 euro. In fase di preparazione del conto, se vogliano mettere sul conto 12 euro di servizio lavanderia, possiamo mettere manualmente un valore 12 sul giorno nel quale è stato fatto questo servizio e un valore 0 su tutti gli altri giorni. In questo modo il programma potrà addebitare una somma pari a 12 per il conto così preparato.






Spesso negli alberghi ci sono listini diversi a seconda di diversi periodi dell'anno.

Vogliamo considerare due periodi di listini. Uno detto base e uno per l'alta stagione (nel nostro esempio il mese di giugno, luglio e agosto (6, 7 e 8).

Inseriremo prima il listino base con il periodo di validità dal giorno 1 del mese 1 fino all'ultimo giorno del mese 12, e poi il listino alta stagione dal 1 giorno del mese 6 all'ultimo giorno del mese 8. In questo il programma gestirà correttamente le date dei due periodi di listino.

Ovviamente si potranno aggiungere altri periodi dell'anno senza limiti.






















5 -Inserimento prenotazioni camere, conferma, check-in, check-out.



Con visualizza planning impostiamo la denominazione e la tipologia delle camere:



e inseriamo delle prenotazioni di prova:


Mario Rossi





Mario Rossi: camera 102 (Doppia), 2 adulti + 1 bambino, per 4 notti, con l'aggiunta di un letto,


L'inserimento dei dati è davvero intuitivo e guidato dalla maschera, quindi non sono necessarie particolari informazioni da sapere al riguardo. Noteremo che il pulsante di inserimento servizi aggiuntivi resta disabilitato finchè non abbiamo fatto un salva specificando la data di arrivo e di partenza prevista:






Appena salviamo la maschera principale, potremo utilizzare il pulsante di inserimento servizi aggiuntivi:




Con la prenotazione avremo la camera di colore arancione, questo colore ci indica appunto lo stato della camera che è stata prenotata:














Con la menu Prenotazione – modifica, possiamo confermare la camera e lo stato di conferma sarà evidenziato dal colore giallo:
































La fase successiva è quella del check-in.

Nel check-in vengono inseriti i dati relativi alla persona (luogo e data di nascita) e relativi ai documenti per le pratiche burocratiche/amministrative:




Nella parte bassa della maschera notiamo i pulsanti che permettono la memorizzazione e dei dati e la stampa delle schedine:



Esiste una casella Minorenne/Ospite, Questa verrà selezionata quando più persone (tipicamente una famiglia) occupano una stanza e sarà quindi possibile stampare una sola schedina per tutti, ed evitare di riempire nuovamente i campi relativi all'indirizzo. Resta comunque necessario quello relativo alla provincia/stato. Notiamo che nell'ultimo campo della tabella in alto è possibile visualizzare se abbiamo o meno stampato la schedina:












Con il pulsante “Stampa la schedina di questa prenotazione” è possibile stampare le schedine di notifica:





Dal menu check-out entriamo in questa maschera:






Possiamo stampare il conto:








e possiamo fare il check-out che memorizzerà lo stato di uscita nella camera:











6 – statistiche C59



Dal menu statistiche C59 è possibile visualizzare il numero delle presenze, degli arrivi e delle partenze con i riferimenti della provincia e della nazione.




















E farne la stampa:


























7 Disponibilità camere


Utilizzando il menu Visualizza – disponibilità è possibile verificare la situazione totale della struttura alberghiera:























8) Sconti agenzia



E' possibile l'inserimento di dati per permettere degli personalizzati con agenzie di viaggio o con altri tipi di convenzioni:





E anche per pacchetti vacanza:







19